Покопийное обслуживание — сокращение расходов на печать

Прозрачный бюджет на печать с точностью до одной копии. Покопийные контракты в УрФО, ХМАО, России

Алексей Кобзарев

руководитель отдела компетенций

Покопийная печать обеспечивает прозрачность затрат на печать.

Ремонт и регулярное сервисное обслуживание оборудования, замена ЗИПов, обеспечение расходными материалами – все это входит в стоимость покопийного контракта.

Вместо переменных, непрогнозируемых затрат вы оплачиваете текущие расходы только за реально отпечатанные страницы. Зная количество отпечатков в месяц, вы можете планировать свои расходы на печать.

Отсутствует необходимость многочисленных дополнительных согласований платежей, так как вы оплачиваете единый счет.

1

Оценка текущего состояния огтехники

2

Разработка коммерческого предложения по ремонту и обслуживанию

3

Оценка и определение стоимости покопийного обслуживания

4

Подготовка системной базы для отслеживания покопийной печати

5

Переход на покопийное обслуживание

Получите коммерческое предложение

Данная услуга подойдет при больших объемах печати государственным учреждениям, среднему и крупному бизнесу, банковским организациям, ритейлинговым компаниям и различным компаниям с развитой сетью филиалов. Если расходы на содержание печатного оборудования и объем печати документов значительны, то это верный признак того, что вашей организации подойдет покопийное обслуживание, так как такая форма обслуживания сокращает расходы на печать.

Перечислим пункты, за счет которых можно снизить расходы на печать при реализации покопийного обслуживания:

• Использование сотрудниками офисного оборудования в личных целях. Как показывает практика, после внедрения покопийного обслуживания, происходит сокращение количества отпечатков страниц примерно на 20 процентов. Сотрудники компаний просто не используют в дальнейшем для личных нужд оборудование компании, зная, что происходит подсчет числа отпечатков страниц.
• Счёт одной строкой. Бухгалтеру больше не нужно приходовать позиции, которые описывают различные виды ремонтов и разбираться в номенклатуре сервиса. В счёте всегда будет одна позиция «Покопийное обслуживание» и сумма. Отдельно в виде дополнительной информации можно будет получать расшифровку сколько страниц на каком принтере было отпечатано.
• Прогнозируемый бюджет. Зная объем печати в своей компании и понимая сезонные увеличения этих объемов, всегда можно самостоятельно спрогнозировать бюджет следующих месяцев.
• Простой оборудования. При покопийном обслуживании заказчик платит только за реально отпечатанную страницу, а значит сервисной компании важно, чтобы аппарат не простаивал, и в таком случае сервисная компания сделает всё, чтобы простой был минимальным или его совсем не было.
• Закупка расходных материалов. Поскольку в стоимость отпечатка страницы уже включены затраты на расходные материалы, то не придётся нести затраты на зарплату кладовщику за приходование и складские расходы на хранение материалов. А также тратить рабочее время сотрудников на проведение конкурсов по закупке расходных материалов, при этом каждый раз пересогласовывая бюджет.

Давайте рассмотрим, какие этапы прорабатывает наша компания для осуществления перехода:

• Изучение текущего состояние оргтехники. Сбор данных об используемом оборудовании, оценка документооборота организации, подсчёт числа отпечатков, диалог с сотрудниками клиента для понимания замечаний и пожеланий сотрудников.
• Структурирование полученных данных. Определение затрат на расходные материалы, ЗИПы, заправку или замену картриджей. Назначение сроков для проведения технического обслуживания и планового ремонта оборудования.
• Формирование стоимости отпечатка одной страницы и коммерческого предложения для клиента.
• Подготовка печатного оборудования для работы в покопийном контракте.