Контроль и сокращение расходов на управление устройствами печати. УрФО, ХМАО, Россия

Алексей Назаров

специалист отдела компетенций

Мы предлагаем линейку программ, которые позволяют максимально увеличить безопасность и производительность оборудования, сократив при этом расходы на печать.

Автоматизация процессов дает возможность управлять системой и устройствами, контролируя каждое действие.

Руководитель предприятия сможет получать детальную отчетность, предотвращая неправильное использование конфиденциальных данных.

1

Оценка текущего состояния оборудования

2

Разработка коммерческого предложения, предоставление сметы и описание оборудования

3

Заключение договора

4

Оснащение оборудованием, а также настройка его к эксплуатации

Оптимизация процессов печати – это комплекс мер, задачей которого является максимальное уменьшение издержек, связанных с процессами печати. Чтобы оценить всю ситуацию в целом, необходимо провести аудит печати и определить методы для уменьшения затрат за счет контроля и управления печатью на принтерах и МФУ. Для проведения аудита лучше всего обращаться к специалистам.

Перечислим, какие шаги можно предпринять, опираясь на результаты проведенного аудита:

• Сократить количество оборудования, вывести из эксплуатации мфу и принтеры сегмента «домашний офис».
• Внедрить систему контроля. Она поможет избежать излишне напечатанных страниц для личных нужд сотрудников.
• Внедрить систему защиты печати и подключить систему контролируемого доступа к печатной технике.
• Оптимизировать регламент обслуживания, задачей которого является минимизирование затрат и повышение эффективности.

Для контроля за печатью и сканированием документов, для защиты конфиденциальной информации устанавливают специальное программное обеспечение (ПО). Оно способствует сокращению расходов на печать, оптимизирует процессы выполнения и управления функциями МФУ и принтеров. Дополнительные расходы на специальное ПО особенно эффективно в сочетании с переходом на коридорную печать. В том случае, когда количество оборудования значительно уменьшается до 2-3 аппаратов, стоящих в коридоре. Некоторое ПО может обеспечить печать документов со смартфонов, что актуально для многих современных офисов.

Есть DLP-системы, позволяющие отслеживать действия пользователей и предотвращающие утечку конфиденциальной информации на электронных носителях. Среди систем управления печатью можно выделить MyQ, PaperCut, Ringdale FollowMe, SafeQ и другие. Они позволяют отслеживать, управлять и защищать печать, копирование и сканирование. У таких систем есть функция отложенной печати с использованием бесконтактной карты доступа либо пин-кода.

Данная услуга подойдет государственным учреждениям, среднему и крупному бизнесу, банковским организациям и другим компаниям, решившим провести замену или обновление разрозненного парка печатающей техники. Если ваша компания занимает этаж или несколько этажей, если у вас много принтеров/МФУ, которые стоят практически у каждого сотрудника, если вы закупаете много бумаги и не понимаете, на какие документы она уходит, то это верный признак того, что вашей организации нужна оптимизация процессов печати.

Внедрив оптимизацию процессов печати, вы сможете решить следующие задачи:

• Повысить эффективность устройств и документооборота.
• Решить вопрос вынужденных простоев и оптимально загрузить всю имеющуюся печатную технику.
• Сократить бюджет на обслуживание, ИТ-услуги, управление парком оборудования.
• Сократить затраты на расходные материалы, ЗИПы.
• Снизить уровень потребления энергии и расход бумаги.
• Контролировать печать конфиденциальных документов и снизить количество отпечатков страниц.