Оптимизация процессов печати – это комплекс мер, задачей которого является максимальное уменьшение издержек, связанных с процессами печати. Чтобы оценить всю ситуацию в целом, необходимо провести аудит печати и определить методы для уменьшения затрат за счет контроля и управления печатью на принтерах и МФУ. Для проведения аудита лучше всего обращаться к специалистам.
Перечислим, какие шаги можно предпринять, опираясь на результаты проведенного аудита:
- Сократить количество оборудования, вывести из эксплуатации мфу и принтеры сегмента «домашний офис».
- Внедрить систему контроля. Она поможет избежать излишне напечатанных страниц для личных нужд сотрудников.
- Внедрить систему защиты печати и подключить систему контролируемого доступа к печатной технике.
- Оптимизировать регламент обслуживания, задачей которого является минимизирование затрат и повышение эффективности.
Для контроля за печатью и сканированием документов, для защиты конфиденциальной информации устанавливают специальное программное обеспечение (ПО). Оно способствует сокращению расходов на печать, оптимизирует процессы выполнения и управления функциями МФУ и принтеров. Дополнительные расходы на специальное ПО особенно эффективно в сочетании с переходом на коридорную печать. В том случае, когда количество оборудования значительно уменьшается до 2-3 аппаратов, стоящих в коридоре. Некоторое ПО может обеспечить печать документов со смартфонов, что актуально для многих современных офисов.
Есть DLP-системы, позволяющие отслеживать действия пользователей и предотвращающие утечку конфиденциальной информации на электронных носителях. Среди систем управления печатью можно выделить MyQ, PaperCut, Ringdale FollowMe, SafeQ и другие. Они позволяют отслеживать, управлять и защищать печать, копирование и сканирование. У таких систем есть функция отложенной печати с использованием бесконтактной карты доступа либо пин-кода.